Trik Agar Invoice / Faktur Segera Dibayar

Bagi para pelaku bisnis tentunya sudah tidak asing lagi mendengar istilah invoice atau faktur pembelian. Invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli. Selain itu didalamnya juga ada poin-poin hasil perjanjian atau kesepakatan seperti jangka waktu pembayaran (Term of Payment), denda keterlambatan, diskon kecil untuk pelunasan di awal, serta nomor invoice tentunya.


Dalam menjalankan bisnis baik kecil maupun besar, kita harus tetap mengirimkan invoice setiap ada transaksi penjualan. Jika menjalankan bisnis besar, kemungkinan Anda akan mengirimkan puluhan invoice (faktur) ke pelanggan setiap harinya. Tapi dari semua invoice yang dikirim, berapa banyak yang benar-benar dibayar tepat waktu? Well, disinilah saya berani sedikit berbagi pengalaman berdasarkan fakta yang seringkali saya temui di lapangan.

Pertama, faktor keterlambatan pembayaran invoice terutama dipengaruhi oleh invoice itu sendiri, misalnya terlambat datang, terlambat dikirim, atau instruksi dan data yang tersedia kurang jelas. Untuk itu, tips berikut harapannya dapat diterapkan guna menghindari keterlambatan pembayaran invoice agar perputaran uang di bisnis anda lancar.

Penulisan Instruksi Harus Mudah Dimengerti


Sebagai permulaan, pastikan Anda membuat invoice yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pelanggan. Cantumkan nama barang atau jasa dengan cara yang mudah dimengerti oleh pelanggan dengan menuliskan nama produk secara lengkap sehingga memudahkan pelanggan dalam mengetahui apa barang atau jasa yang mereka pesan meskipun hanya dilihat secara sekilas.

Jangan lupa untuk menempatkan logo perusahaan Anda dalam posisi yang tepat untuk membantu pelanggan mengidentifikasi bisnis Anda. Selain itu, dengan mempersonalisasi invoice dengan logo bisnis, ini akan membuat perusahaan Anda terlihat lebih profesional dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan pembayaran. Dengan Jurnal, Anda dapat memasukkan logo perusahaan Anda dengan mudah disetiap invoice yang Anda kirim. Bukan hanya itu, Jurnal juga menyediakan 11 desain profesional yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.


Kirim ke Orang yang Tepat


Tidak jarang faktor keterlambatan disebabkan oleh invoice yang tidak sampai-sampai. Untuk itu, sebelum mengirimkan invoice, Anda harus memastikan bahwa yang menerima invoice adalah orang yang tepat, sehingga dapat segera memprosesnya. Ada beberapa kesalahan yang umum terjadi yaitu mengirim ke orang yang salah dan mengirim ke terlalu banyak orang. Mengirimkan invoice pada orang yang salah akan memperbesar kemungkinan bahwa tagihan Anda tidak akan terbayar, sementara mengirimkan ke banyak orang akan membuat penerima mengaganggap bahwa orang lain akan mengurusnya, sehingga kemungkinan invoice terabaikan akan semakin besar.


Memberlakukan Batas Pembayaran Lebih Awal


Jika Anda mencantumkan batas pembayaran selama 30 hari dalam invoice Anda, selalu ada kemungkinan bahwa pelanggan akan membayarnya 2 minggu lebih lambat dari batas yang telah ditentukan. Jika Anda merasa nilai tagihan Anda ini sangat penting dan sangat memengaruhi uang kas jika dibayar melebihi 30 hari, maka cobalah untuk memajukan batas pembayaran pada invoice tersebut. Hal ini sangatlah adil jika mengingat bisnis Anda telah memberi layanan terbaik untuk para pelanggan.

Kirim Invoice Secepatnya


Setelah menyelesaikan semua pengiriman barang dan membereskan perjanjian bisnis, ada baiknya Anda segera mengirimkan invoice pada pelanggan Anda. Mengirim invoice secepat mungkin, akan membantu mendorong mereka untuk membayar lebih cepat. Selain itu, dengan mengirimkan invoice lebih cepat akan memungkinkan pelanggan mengingat pelayanan yang telah Anda lakukan, sehingga mendorong mereka untuk segera melakukan pembayaran. Dengan Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan invoice secara langsung tanpa harus mendownloadnya terlebih dahulu.

Tawarkan Metode Pembayaran Yang Fleksibel


Dengan menawarkan banyak metode pembayaran bagi pelanggan, Anda dapat mempermudah pembayaran mereka. Dengan cara ini, mereka akan merasa senang dan terbantu untuk melakukan bisnisnya, karena kemudahan dan efisiensi adalah segalanya dalam dunia bisnis. Misalnya pembayaran melalui virtual account atau kartu  kredit.  Bahkan pada beberapa aplikasi yang sudah banyak tersedia di pasaran, perusahaan bisa langsung mendapatkan notifikasi pembayaran, sehigga pelanggannya tidak perlu repot-repot melakukan konfirmasi dan tidak perlu lagi melakukan pencatatan di setiap invoice karena aplikasi tersebut akan melakukannya secara otomatis.

Memberikan Insentif Untuk Pembayaran Lebih Awal


Jika Anda memerhatikan bahwa pelanggan Anda menunda pembayaran sampai tanggal terakhir, mungkin sudah waktunya untuk mulai memberi insentif pembayaran lebih awal dengan menawarkan diskon kecil untuk invoice yang dibayar di muka sebagai penghargaan. Dengan memberi penghargaan kepada pelanggan Anda untuk bisnis mereka, Anda akan dapat mendorong kesetiaan pelanggan dan memastikan mereka segera membayar tagihannya.

Memberlakukan Denda Untuk Keterlambatan Pembayaran


Jika memberi insentif pada pembayaran awal adalah sebuah hadiah untuk mendorong pembayaran segera, maka Anda juga bisa memberikan denda untuk keterlambatan pembayaran. Dengan menambahkan biaya keterlambatan ke dalam invoice, Anda akan menekankan unsur penting pada tagihan tersebut.

Jangan Sungkan Mengirim Pengingat


Jika tanggal jatuh tempo telah berlalu dan belum ada pembayaran, maka saatnya mengirimkan pengingat seperti email pribadi, teks, whatsapp atau panggilan telepon. Dengan mengirimkan pengingat ini, Anda membantu mengingatkan pelanggan terhadap tagihan yang belum mereka bayar, dan menunjukkan keseriusan Anda dalam melakukan penagihan invoice. Hubungan atau setidaknya saling kenal sangat diperlukan dalam hal ini agar kejadian serupa dapat diminalisir di kemudian hari.

Gunakan Sistem Cloud-Based


Beberapa pemilik bisnis menghabiskan hingga 10% waktu kerja mereka untuk pembuatan invoice. Jika Anda merasa menghabiskan banyak waktu untuk menagih klien dan mengejar pembayaran, mungkin sudah saatnya mulai mencari software akuntansi yang menggunakan sistem cloud-based. Beberapa aplikasi online / ofline terintegrasi dengan SAP sudah tersedia sehingga anda dapat dengan mudah membuat dan mengirim invoice dengan mudah, cepat, dan aman.

Categories

management (15) supply chain (10) career (9) hairashid (9) FMCG (8) HR (7) hidayah (7) islam (7) retail (6) marketing (5) traveling (5) sales (3) recruiter (2)
Copyright © HAIRASHID | Design by HAIRASHID